Nowy VAT od 1 lutego 2026 r. Jak stosować oznaczenia KSeF, BFK, OFF i DI?
Od 1 lutego 2026 roku obowiązuje nowa wersja pliku JPK VAT, która wprowadza rewolucyjne zmiany w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Błędne przypisanie dokumentów do nowych kategorii to prosta droga do sankcji skarbowych i niepotrzebnych korekt. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak bezbłędnie stosować nowe znaczniki: numer KSeF, BFK, OFF oraz DI po stronie sprzedaży i zakupu.
Spis treści
Czym charakteryzuje się nowy plik JPK VAT od lutego 2026 roku?
Jakie oznaczenia stosujemy w ewidencji sprzedaży?
Jakie oznaczenia stosujemy w ewidencji zakupów?
Kiedy konieczna jest korekta pliku JPK
VAT w związku z nowymi znacznikami?
Czym charakteryzuje się nowy plik JPK VAT od lutego 2026 roku?
Wdrożenie obowiązkowego KSeF wymusiło aktualizację struktur logicznych plików sprawozdawczych. Od rozliczeń za luty 2026 roku obowiązują wersje JPK V7M(3) dla podatników rozliczających się miesięcznie oraz JPK_V7K(3) dla rozliczeń kwartalnych. Najważniejszą zmianą jest obowiązek wskazywania źródła pochodzenia dokumentu. Oznacza to, że każda wprowadzana do ewidencji faktura musi posiadać dedykowany znacznik identyfikujący jej status w Krajowym Systemie e-Faktur. To kluczowy obowiązek. Zobacz poniżej, jak prawidłowo kategoryzować dokumenty finansowe w swojej firmie.
Jakie oznaczenia stosujemy w ewidencji sprzedaży?
W części sprzedażowej pliku JPK musisz precyzyjnie określić, w jakim trybie wystawiono dany dokument. Ustawodawca przewidział cztery opcje wyboru.
● Numer KSeF (NrKSeF): Stosuj ten znacznik dla wszystkich faktur, które w momencie składania pliku JPK posiadają już wygenerowany numer identyfikujący w KSeF.
Pamiętaj: Dotyczy to również faktur eksportowych oraz Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT). Polski podatnik musi wysłać taki dokument do KSeF, a zagranicznemu kontrahentowi udostępnia go na przykład w formie pliku PDF z kodem QR.
● Znacznik OFF: Wybierz to oznaczenie dla faktur wystawionych w trybie oficjalnej awarii KSeF. Dotyczy to sytuacji, w której Ministerstwo Finansów publikuje komunikat o problemach technicznych po stronie rządowego systemu. Użyj tego znacznika, jeśli na dzień składania ewidencji podatkowej Twoja faktura wciąż nie otrzymała numeru identyfikującego.
● BFK (Brak Faktury w KSeF): Używaj tego kodu dla faktur elektronicznych i papierowych wystawionych legalnie poza systemem ustrukturyzowanym. Przypisz ten znacznik do faktur wystawianych na rzecz konsumentów (B2C) oraz do faktur wystawionych w trybie krytycznej, całkowitej niedostępności systemu KSeF (stan wyższej konieczności, w którym resort finansów ogłasza, że system nie działa i nie ma możliwości wysyłki nawet w trybie awaryjnym).
● Znacznik DI (Dowód Inny): Zaznacz tę opcję dla dokumentów innych niż faktury, dla których normalnie istnieje obowiązek wystawienia w KSeF. Kategoria ta obejmuje raporty okresowe z kas fiskalnych (RO), w których ujmujesz sprzedaż paragonową, oraz dowody wewnętrzne (WEW).
Ważne: Stosuj ten znacznik również dla faktur wystawionych w tzw. trybie offline. Tryb offline to sytuacja, w której problem techniczny leży wyłącznie po Twojej stronie (np. brak prądu, awaria internetu w biurze lub usterka Twojego programu księgowego). Jeśli w dniu wysyłki JPK takie faktury nie posiadają jeszcze nadanego numeru KSeF, oznacz je jako DI.
Jakie oznaczenia stosujemy w ewidencji zakupów?
Ewidencja zakupów rządzi się nieco innymi prawami, co widać szczególnie w kontekście transakcji międzynarodowych. Sprawdź, jak bezbłędnie kategoryzować koszty firmowe.
● Numer KSeF (NrKSeF): Stosuj standardowo dla faktur kosztowych otrzymanych od polskich kontrahentów B2B, pobranych bezpośrednio z systemu KSeF.
● Znacznik OFF: Zaznacz tę opcję dla faktur kosztowych, które Twój sprzedawca wystawił w trybie oficjalnej awarii KSeF. Zastosuj ten kod, jeśli na dzień wysyłki Twojej ewidencji VAT faktura wciąż nie ma nadanego numeru w systemie centralnym.
● Znacznik BFK: Ten kod ma fundamentalne znaczenie. Używaj go dla wszystkich faktur, które zgodnie z prawem nie mają jeszcze obowiązku posiadania numeru KSeF. Dobrym przykładem są tu faktury od małych przedsiębiorców, którzy mają obowiązek wysyłać dokumenty do KSeF dopiero od 1 kwietnia. Przypisz ten kod również do wszystkich zagranicznych faktur kosztowych (na przykład przy Wewnątrzwspólnotowym Nabyciu Towarów lub imporcie usług). Zagraniczni dostawcy nie podlegają pod polski KSeF, więc ich dokumenty tworzone są poza systemem i zawsze otrzymują status BFK. Używaj tego znacznika również dla faktur uproszczonych (paragonów z NIP do 450 zł) oraz paragonówza autostrady płatne.
● Znacznik DI (Dowód Inny): Wybierz to oznaczenie, jeśli rozliczasz podatek naliczony i należny od zakupów z zagranicy na podstawie własnego dowodu wewnętrznego (WEW).
Pamiętaj: Z tym kodem wykazuj również dokumenty celne, takie jak zgłoszenia celne SAD (Jednolity Dokument Administracyjny) oraz PZC (Poświadczone Zgłoszenie Celne).
Kiedy konieczna jest korekta pliku JPK VAT w związku z nowymi znacznikami?
Brak numeru KSeF w momencie składania deklaracji rodzi uzasadnione pytania o konieczność późniejszych korekt. Ustawodawca zróżnicował zasady postępowania w zależności od początkowo użytego trybu awaryjnego.
WAŻNE: Jeśli wykazałeś w ewidencji fakturę ze znacznikiem OFF (dokument wystawiony w trybie awarii KSeF), a po złożeniu JPK system nadał jej numer identyfikacyjny, nie masz obowiązku dokonywania korekty JPK VAT. Prawo zwalnia Cię z tego obowiązku. Sytuacja wygląda zupełnie inaczej w przypadku znacznika DI. Co ważne, jeśli wykażesz fakturę wystawioną w trybie offline (problem techniczny po stronie Twojej firmy) lub w czasie niedostępności systemu jako Dowód Inny (DI), a następnie dokument ten w końcu otrzyma swój numer KSeF, musisz złożyć korektę pliku JPK VAT. Zaktualizuj znacznik w pliku korygującym, podając nowo nadany numer KSeF. Pilnuj tych statusów, aby zachować pełną zgodność ksiąg z systemem centralnym.
Podsumowanie
● Nowe pliki JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) wymuszają precyzyjne oznaczanie każdego dokumentu znacznikami KSeF, OFF, BFK lub DI.
● Zagraniczne faktury kosztowe, dokumenty sprzed 1 kwietnia bez obowiązku KSeF oraz paragony z NIP do 450 zł księgujesz w kosztach jako BFK (Brak Faktury w KSeF).
● Faktury zagraniczne po stronie sprzedaży (WDT, eksport usług/towarów) wystawiasz w. polskim systemie KSeF, dlatego zawsze wpisujesz ich numer w ewidencji sprzedaży.
●Korekta części ewidencyjnej pliku JPK jest absolutnie obowiązkowa, gdy faktura pierwotnie oznaczona jako DI (Dowód Inny) otrzyma finalnie swój numer KSeF.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o nowe oznaczenia w JPK
Co oznacza skrót BFK w nowym pliku JPK? BFK to „Brak Faktury w KSeF”?
Oznacza fakturę papierową lub elektroniczną, która została legalnie wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur. Obejmuje to między innymi faktury od zagranicznych dostawców, paragony z NIP na koszty firmy oraz faktury konsumenckie (B2C).
Jak zaksięgować fakturę wystawioną w trakcie awarii KSeF?
Zastosuj znacznik OFF, jeśli na dzień wysyłki pliku JPK_ VAT faktura nie posiada jeszcze numeru w systemie. Późniejszeuzyskanie numeru identyfikującego nie wymaga od Ciebie składania korekty JPK.
Czy paragony z NIP wliczane do miesięcznego raportu okresowego (RO) dostają znacznik BFK?
Nie. Sprzedaż zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, która jest ujmowana w ewidencji VAT zbiorczo na podstawie dokumentu RO, otrzymuje w pliku JPK znacznik DI (Dowód Inny).
